So arbeiten Sie auf Ihre Ziele hin

Sind Sie sich Ihrer Kommunikationsziele und deren Realisierungschancen jetzt bewusst? Dann können Sie die Planung angehen. Erinnern Sie sich dabei gut an Ihre Kommunikationspartner und verlieren Sie deren Lieblings-Argumente nie aus den Augen. Legen Sie für jedes Kommunikationsinstrument die Argumente fest, die Ihr ideales Neumitglied oder Ihren perfekten Sponsor ansprechen. Der erste Schritt in Ihrer Planung zeigt Ihnen, womit, wann und wie Sie kommunizieren können und wer Ihnen dabei hilft.

Schritt für Schritt …

Sie wissen nun, wer, wie, womit, an wen und wann kommuniziert. Eine bereits beachtliche Leistung, die Sie anderen Vereinsvorsitzenden (und auch manchem Geschäftsinhaber) voraushaben. Sie können Ihr wertvolles Wissen erfolgssteigernd einsetzen, indem Sie die ersten konkreten Schritte einleiten. Legen Sie als Erstes verbindliche und realistische Termine zur Umsetzung Ihrer Kommunikationsstrategie fest.

Erfahrungsgemäss sollte sich eine erste konkrete Planung über zwei Jahre erstrecken. Die meisten Kommunikationsmassnahmen entfalten ihre volle Wirkung nämlich erst über einen gewissen Zeitraum hinweg. Eine Aktionsanzeige mag zwar kurzfristig Erfolge, beispielsweise Veranstaltungsbesucher, bringen, wirkt aber mit wachsender Bekanntheit Ihres Vereins immer besser. Ein möglicher Sponsor liest vielleicht erst ein Jahr lang Ihren Info-Brief, bevor er seinen Geldbeutel öffnet und Ihren Verein unterstützt.

Durch eine längerfristige Planung verhindern Sie, dass Sie selbst und Ihre Vorstandsmitglieder Hoffnungen zu schnell begraben und kurz vor dem Ziel aufgeben. Unterstützend wirkt dabei, dass sämtliche aktiv Mitarbeitenden durch Ihre Zwei-Jahres-Planung von Anfang an bewusst ist, dass sie versprochene Leistungen über einen längeren Zeitraum erbringen müssen. Setzen Sie auch von Anfang an für alle verbindliche Termine fest. So kann jeder seinen nebenberuflichen und meist ehrenamtlichen Einsatz langfristig planen und die anstehenden Arbeiten in ruhigen Zeiten erledigen.

Beispiel: Fussballverein mit wenig finanziellem Spielraum

Die folgende Planung zeigt ein konkretes Planungsbeispiel. Ausgegangen wird von einem regionalen Fussballverein, der über wenig Werbebudget verfügt. Publikumswirksame Aktionen wurden gezielt in die Kommunikation eingeplant, unter Umständen einzig zu Kommunikationszwecken lanciert.

Die Planung berücksichtigt den Verstärkereffekt durch die zeitliche Abstimmung der Kommunikationsmittel.

 Planungsbeispiel

Aktionen/Veranstaltungen Zeitungs-anzeigen gedruckte Werbebriefe Elektronischer Infobrief Website/Blog Vereins-Zeitschrift Zeitungsartikel Persönliche Gespräche
Stand am lokalen Markt/Dorffest mit Wettbewerb 1-2 x als Vorschau Einladung an ausgewählte Kontakte Adressen Newsletter-Abonnenten sammeln (Wettbewerbstalon) Lancierung Website in Inserat/am Stand Abonnenten-Adressen sammeln (Wettbewerbstalon) Hinweis an Lokal-Redaktion/Einladung Möglichst viele, mehrere Ansprechspartner an Aktion
Verlosung Benachrichtigung der Wettbewerbs-Gewinner Veröffentlichung Wettbewerbs-Gewinner Pressemitteilung mit Gewinnerfoto an Lokalmedien Treffen mit Gewinner für Berichterstattung Presse/Bilderstellung
Lancierung elektronischer Infobrief mit Infos, Persönlichem und News Anschreiben aller verfügbaren Adressen, Hinweis auf Newsletter Erstellen, möglichst viele Themen und konkrete Tipps einfliessen lassen Abonniermöglichkeit für Besucher Presseinformation Newsletter, Lokalredaktoren als Abonnenten gewinnen Mund-zu-Mund-Propaganda Newsletter
Lancierung Vereins-Zeitschrift, Dient auch als halbjahres-aktuelle Broschüre Versand Newsletter, Vorankündigung Erscheinen mit Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift Vorankündigung Erscheinen mit Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift Gestaltung und Redaktion festlegen, Themen sammeln, Berichte erstellen Bei jeder sich bietenden Gelegenheit
Erst-Ausgabe Vereins-Zeitschrift Versand mit Begleitbrief an mögliche Interessenten Bekanntgabe Erscheinung Versand an Abonnenten Zusendung Erstausgabe an Redaktionen Bei jeder sich bietenden Gelegenheit
Ratgebertext zu Bereich (Sportart, Interessen) Ihres Vereins erstellen Versand Newsletter, Vorschau Ratgeber Vorschau Ratgeber Ratgebertext zur Veröffentlichung anbieten Redaktionskontakt in persönlichen Gesprächen vertiefen
Erscheinung Ratgebertext Kopie Zeitungstext an ausgewählte Kontakte Versand Newsletter, Zeitungstext als PDF beilegen Aufschaltung Ratgebertext mit Link zur Zeitung Mund-zu-Mund-Propaganda Ratgebertext
Veranstaltung; Plauschturnier, Tag der offenen Tür 1-2 x als Vorschau Kontakte persönlich einladen Versand Newsletter, Vorschau Herbst-Veranstaltung Vorschau Herbst-Veranstaltung Einladung Redaktionskontakte Kontaktpflege untereinander und mit eingeladenen Personen
Nachbearbeitung Veranstaltung Versand Newsletter, kurzer Nachbericht Nachbericht mit vielen Bildern Längerer Nachbericht mit vielen Bildern Kurze Berichterstattung (evtl. Redaktionsdienstleistung) Gespräch über Veranstaltung aktiv fördern, fragen, ob gefallen hat

… hin zum Erfolg

Vorausgesetzt, Sie realisieren Ihre Planung konsequent, steht Ihrem Kommunikationserfolg nichts mehr im Weg. Das Mass des Erfolgs wird aber noch durch drei weitere Faktoren beeinflusst: Motivation, Wiedererkennbarkeit und Echtheit.

Motivation – intern oder extern?

Mit der Umsetzung der verschiedenen Kommunikationsmassnahmen sollten Sie nur motivierte Mitglieder beauftragen. Mangelnde Motivation wirkt sich negativ bei jedem Telefongespräch, bei jedem Text und an jeder Veranstaltung aus. Sollten Sie feststellen, dass bei einem Vereinsmitglied echte Begeisterung für die neue Aufgabe fehlt, suchen Sie besser weiter. Werden Sie vereinsintern nicht fündig, lohnt es sich zu überlegen, ob die Arbeit ausgelagert werden soll. Unter Umständen ist ein externer Dienstleister auch bereit, Ihren Verein im Sinne eines Sponsorings mit tieferen Tarifen zu unterstützen.

Der Wiedererkennungs-Effekt

Wo immer möglich, lassen Sie den Wiedererkennungs-Effekt für sich arbeiten. Wiedererkennung ist optisch durch die Gestaltung und den Auftritt (Logo) und sprachlich mit bestimmten Textbausteinen (Slogans) möglich. Sorgen Sie also für einen einheitlichen Auftritt Ihrer Vereinskorrespondenz, der Anzeigen, Plakate, der Website und der Zeitschrift.

Überlegen Sie sich im Vorstand gemeinsam einen Slogan. Am besten geeignet ist einer, der die Lieblings-Argumente Ihrer Zielpersonen aufgreift. Oder führen Sie unter Ihren Mitgliedern einen internen Wettbewerb für den besten Slogan durch. Verwenden Sie einen gelungenen Titel des Lokalredakteurs auch für Mailings oder Anzeigen. Natürlich nur mit dem Einverständnis des Autors.

Echtheit und Glaubwürdigkeit

Obwohl an letzter Stelle aufgeführt, sind dies die wichtigsten Faktoren erfolgreicher Kommunikation. Sie können noch so geniale Werbetexte veröffentlichen, noch so phänomenale Slogans kreieren, eine noch so gute Vereinszeitschrift produzieren: Wenn Ihr Verein nicht hält, was er verspricht, werden Sie höchstens kurzfristige Erfolge verbuchen können.

Versprechen Sie also nie mehr, als Sie auch halten können. Und kommunizieren Sie ehrlich. Wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, stehen Sie dazu. Intern wie auch extern. Dann bleiben Sie glaubwürdig. Und wirken echt.

Jetzt sind Sie sicher bereits auf dem Sprung für die ersten konkreten Planungen. Ein neues Kommunikationszeitalter steht an, auch – oder erst recht – für Ihren Verein. Viel Erfolg!

Ihre Daniela A. Caviglia